なぜ部下の話は長いのか？

対処法の前に、部下の話がなぜ長くなるのか考えてみましょう。

一般的には、部下側に次のような理由があることが挙げられます。

• 考えが整理されていないから
• 伝えたいことがたくさんあるから
• 時間を意識していないから

上記以外では、「上司を信頼しているから」や「上司が聴き上手だから」ということも挙げられます。

そのような場合は、上司と部下の間に信頼関係の基盤が構築されていると考えられますので、下記のような方法で、信頼関係をさらに深化させていただきたいと思います。

状況別の対処法

対処法については、重要か重要ではないか・時間があるかないか、に分けて考えてみます。（重要か重要ではないかは、上司の視点と部下の視点の両面で考える必要があります。）

また、延々と話し続ける部下に対して、一時的に話を中断させるには、次のような方法があります。

相手の呼吸をよく確認し、息継ぎをするタイミングで、「ちょっといいかな？」「ちょっと待ってくれる？」などと投げかけます。その上で、状況に合わせて、以下のように続けます。

【１】重要ではないが時間がない場合

• ｢話の途中で申し訳ないが、これから用事があるので、また後で聴かせもらえないか？」

【２】重要ではなく時間がある場合

• ｢次の予定が●分後からあるので、それまでは大丈夫だよ。」と伝える
• 相手に関心を示しながら、じっくりと聴く

【３】重要だが時間がない場合

• 「話の途中で申し訳ないが、●分後から次の予定があるので、・・・
• ・・・ポイント（結論）を聴かせて欲しい」
• ・・・あらためて時間を取りたい」

【４】重要で時間がある場合

• 部下の考えの整理を促すために、
  • 5W1Hの質問を投げかけてみる
  • 時系列で説明させてみる
  • 結論や「一番伝えたいこと」にフォーカスして話をさせてみる
  • 大切なポイントをいくつか挙げさせる

留意点

「信頼関係の基本は聴き方にある」と言っても過言ではありません。

たとえ、時間がなかったり、部下の話が長かったり、部下が話上手ではなかったとしても、対応の仕方を誤ると、信頼関係に影響がおよび、業務に支障を来すことになります。

部下の話を聴く際には、以下のようなことに注意が必要です。

• 話の内容や人格を否定するような発言はしない
• ｢面倒くさい」という表情や態度を示さない

また、話の終わりに以下のような言葉を付け加えることで、より一層深い信頼関係を築くことができるでしょう。

• ｢聴かせてくれてありがとう」と伝える
• ｢また教えて（聞かせて）欲しい」と伝える

まとめ

今回は、「話の長い部下」にどのように接したら良いかについて書きましたが、部下の話が長くならないようにするには、「持ち時間を伝える」ことが有効です。

また、「相手の考えの整理を促す」場合は、5W1Hなどの質問を投げかけてみることも有効ですが、部下の話す力を高めるには、「5W1H」の他、「PREP法」を活用したトークトレーニングも役立つでしょう。

リーダーはスケジュールが過密になることが多いと思いますが、上記を参考にしていただき、部下との信頼関係を深めていただければ幸いです。

2020年1月21日 更新：一部の表現を変更しました。