あなたのチャットの使い方は大丈夫か？

テレワークが進み、上司や同僚、取引先などと、メールやチャットを使って連絡を取り合うことが以前よりも増えたのではないだろうか。

そのような中、相手からのメッセージを読んで、不快な気持ちになることが増えた、という声も少なくない。

ルーチンワークなどの定型業務においては、問題になることは少ないが、イレギュラーなことが発生したときや、契約や依頼をする時など、相手との調整が必要となる場合の文字コミュニケーションにおいて、自分の評価を下げてしまったり、関係性にヒビが入ってしまうケースがある。

実は声のコニュニケーションより難しい

上述のような状況（トラブル発生時や調整必要時など）において、以下のようなメッセージは、相手の心証を悪くする場合があるので注意が必要だ。

• ｢必要です」「ありません」のような、ぶっきらぼうな一言メッセージが送られてきたとき
• ｢あなたに問題がある」とも受け取れる、一方的なメッセージが送られてきたとき
• 思いつきのように、ダラダラとチャットなどでメッセージが送られてくるとき

では、文字コミュニケーションで失敗しないためには、どうしたら良いのだろうか。

文字コミュニケーションで気をつけたい３つのポイント

以下に、メールなどの文字コミュニケーション、特にメッセンジャーやチャットなどを使用する際に注意したい３つのポイントを紹介したい。

（１）声のコミュニケーションのときに行うことは、文字のコミュニケーションの時にも行うべき

例えば、対面や電話で、朝一番やその日の初めてのコミュニケーションをとるときは、「おはよう」「こんにちは」「お世話になっております」などの挨拶から始めるように、チャットやメールにおいても、同じように挨拶から初めよう。

（２）表情などが伝わりにくい分、相手を尊重していることなどが伝わるような表現を入れる

声のコミュニケーションにおいて、相手の無表情の反応や、用件のみの回答が続くと、あなたはどのような気持ちになるだろうか。人間であれば、相手の笑顔に安心したり、「ありがとう」と言われて嬉しくなるだろう。

文字のコミュニケーションにおいても、用件のみの伝達で終始するのではなく、適度に感謝の言葉を入れてみたり、チャットやメッセンジャーなら、絵文字やスタンプを使用しても良いのではないだろうか（相手にひかれない程度に）。

（３）慎重さを忘れない

以前のブログで、「言葉を飼いならす」ことについて書いたが、文字のコミュニケーションでも同じだ。一度送信したメッセージは、消すことができない（可能なものもあるが）。

イレギュラーなどが発生して、大切な相手にメッセージを送信する際は、あとで自分で読み返して恥ずかしくなったり、相手に何度も読み返して欲しくないメッセージを送らないようにするためには、自分で何度か読み返してから送信しよう。伝えたいことが明確になっていて、相手に誤解されないような表現になっているだろうか。

また、文字でうまく表現できない場合や、誤解を生みそうな内容については、電話や対面で話し合う方がうまくいくことが多い。

まとめ

テレワークの普及などによる、チャットやメッセンジャーを使って気軽にコミュニケーションをとる機会が増えているが、コミュニケーションが雑になったり、相手の心証を悪くしてしまっているケースも多く起きている。

特にチャットなどでは、普段の声の会話のときのように、挨拶から始めたり、笑顔や「いいね」の絵文字などを使ってみるだけでも、相手の心証は変わる。

文字のコミュニケーションは、声のコミュニケーションよりも、高いコミュニケーション力が必要となる。